Quels que soient les services ou les produits que votre entreprise envisage de lancer ou de promouvoir, le marketing doit toujours être considéré comme une procédure et non comme un simple projet. Dans l’ensemble, il ne cesse de progresser, n’est-ce pas ?
En d’autres termes, il est nécessaire de déterminer et de comprendre quels membres ou parties sont impliqués dans chaque étape de votre stratégie marketing (équipe interne, fournisseurs, etc.). Et une stratégie de gestion des flux de travail bien définie pourrait aider votre entreprise sur ce point. Mais qu’est-ce qu’un workflow ? Et comment cet outil peut-il permettre à votre processus marketing ? Continuez à lire pour connaître les réponses.
Qu’est-ce qu’un flux de travail ?
En un mot simple, un flux de travail est la série d’activités et de tâches qui sont nécessaires pour atteindre un objectif. C’est un peu comme une procédure étape par étape, et vous ne passeriez à l’étape suivante que si l’étape précédente est terminée. Tout comme dans un effet domino.
Le workflow marketing est souvent mis en œuvre sur une plateforme d’automatisation stratégique. Au cours de ce processus, chaque tâche ou activité sera transmise dans une séquence logique d’un membre à un autre, où chacun a une responsabilité spécifique et doit suivre une série de règles et de procédures décidées par cette plateforme. Pour cette raison, nous pouvons également dire qu’un flux de travail marketing déciderait de la séquence de mise en œuvre de chaque activité ainsi que des conditions dans lesquelles elles doivent être lancées dans le projet.
Comment un workflow peut permettre votre campagne marketing ?
Posséder un workflow complet et bien défini pour une campagne marketing peut apporter beaucoup d’avantages à vos organisations ou entreprises. Il s’agit notamment de :
1. Rôles et responsabilités clairs des différents membres
La création d’activités bien pensées et la compréhension de l’ensemble du flux de travail pourraient permettre à chaque personne engagée dans votre stratégie marketing de prendre conscience de son rôle et de sa responsabilité. Ainsi, il est beaucoup plus simple d’éviter les erreurs potentielles liées aux rôles de tous les membres d’une campagne, telles que la prise en charge de tâches qui ne sont pas les leurs ou l’oubli d’une étape.
2. Minimiser les reprises
Un autre avantage d’un flux de travail bien défini dans le marketing est d’empêcher toute la procédure de progresser sans être terminée à 100%. Par exemple, si un rédacteur reçoit un e-mail de texte, cela signifie que ses rédacteurs ont peut-être déjà terminé leurs tâches dans ce processus et se sont tournés vers l’étape suivante.
3. Améliorer la productivité
Du fait d’une bonne répartition des tâches et des activités, chaque personne dans un projet marketing pourrait s’organiser beaucoup mieux et atteindre les objectifs dans le temps nécessaire. Une étape n’est achevée que si la dernière étape de ce cycle est terminée. Ainsi, l’étape précédente devrait être réalisée avant de commencer la suivante.
4. Économiser des efforts et du temps
La gestion du flux de travail et la gestion du temps ont un lien très étroit. En disposant des échéances pour chaque étape de la création, de la planification, de la publication, de la distribution et du contrôle d’une campagne marketing, l’ensemble du programme peut être réalisé dans un ordre organisé. Cela permettrait aux membres expérimentés d’économiser beaucoup d’efforts, de temps et de mieux se concentrer sur leurs tâches spécialisées pour les terminer en temps voulu.
Comment construire un workflow puissant ?
Il existe de nombreuses options pour vous permettre de construire un flux de travail. Cependant, afin de soutenir au mieux votre campagne marketing, vous devriez choisir un logiciel d’activation marketing comme TruEdit pour créer et gérer vos flux de travail. Ces outils basés sur le cloud peuvent simplifier et personnaliser votre flux de travail. Ils peuvent vous fournir une plateforme pour collaborer avec vos coéquipiers, assigner des tâches et vérifier le statut du projet à tout moment. Ces outils offrent également une automatisation qui améliore la productivité. Le contenu marketing que vous avez créé sera publié sur de multiples plateformes automatiquement.
En conclusion, un workflow mature renforcera considérablement la productivité et l’efficacité des activités marketing. Il est temps de créer un flux de travail réactif pour votre équipe.
Les outils d’automatisation et de gestion de l’information permettent d’améliorer la productivité.
Optimiser la gouvernance et les indicateurs du workflow
Au-delà de la simple structuration des tâches, un workflow marketing performant doit s’appuyer sur une gouvernance claire et des mécanismes de mesure adaptés. Intégrez des processus d’audit et de revue périodique pour garantir la conformité aux règles internes et aux exigences réglementaires, tout en définissant des tableaux de bord et KPI pertinents (taux de conversion par canal, délai de cycle, taux de rétention). Pensez aussi à l’orchestration des canaux : synchroniser les actions entre contenus, e-mails, médias payants et pages de destination permet d’optimiser le parcours client et d’éviter les silos opérationnels. L’intégration technique via API et la connexion à un système de gestion de la relation client renforcent la qualité des données et facilitent la segmentation et le lead scoring, indispensables pour du nurturing personnalisé.
Enfin, cultivez une démarche itérative : déployez des tests A/B, suivez le monitoring en continu et organisez des rétrospectives pour identifier les points de friction et améliorer la scalabilité du dispositif. La formalisation d’accords de niveau de service (SLA) et de routines de formation favorise l’adhésion des équipes et réduit les risques liés à la rotation du personnel. Pour accompagner cette transition vers une gestion plus mature et orientée données, vous pouvez consulter des ressources spécialisées comme Concepteo qui proposent des méthodes et des outils pour piloter la performance, automatiser l’orchestration et instaurer une culture d’amélioration continue au sein des équipes marketing.
Renforcer la traçabilité et la réactivité du workflow
Pour aller plus loin que la simple structuration des tâches, pensez à formaliser une vraie cartographie des processus qui distingue les micro-processus (tâches atomiques) des macro-processus. Cette cartographie facilite la traçabilité des actions et la journalisation des événements, ce qui permet d’identifier rapidement les points de friction dans l’entonnoir et de réduire le temps de latence entre les étapes. L’instrumentation des campagnes — logs, traces distribuées et métriques fines — apporte une meilleure observabilité : elle autorise le diagnostic des ralentissements, la mesure du taux d’abandon par point de contact et la priorisation des optimisations sans perturber l’exécution courante. La standardisation des modèles de livrables (templates, checklists, contrats d’interface) accélère la réutilisabilité et limite les erreurs de transfert entre équipes.
Enfin, associez la gouvernance à des flux de données robustes : pipelines d’agrégation, processus ETL légers et marquage cohérent des contenus améliorent la qualité des informations et servent des actions de segmentation et d’analyse prédictive. Intégrez des mécanismes de détection d’anomalies et des tests de charge pour valider la résilience du dispositif et garantir la continuité de l’expérience omnicanal. Un plan de normalisation des métadonnées et des balises facilite le benchmarking inter-campagnes et la mise en place d’alertes proactives.
Optimiser la maintenance des workflows et la gestion des actifs
Pour garantir la pérennité d’un dispositif marketing automatisé, il est essentiel d’intégrer une couche de gestion des versions et une bibliothèque d’actifs numériques centralisée. En structurant un catalogue d’actifs (templates, visuels, snippets, modèles de courriel) accompagné d’un schéma de métadonnées standardisé, vous facilitez la réutilisabilité et le contrôle qualité. Déployer des environnements de préproduction permet de valider les scénarios sans impacter la production : tests de charge, validation des règles de routage et essais de routage dynamique en fonction des segments. Complémentairement, formaliser des procédures de rollback et de sauvegarde des configurations réduit les risques opérationnels lors des mises à jour du workflow.
Pour aller plus loin, pensez à automatiser la priorisation des tâches et la distribution des leads via des politiques d’automatisation contextuelle et d’intelligence artificielle : triage en temps réel, priorisation des contenus selon le parcours client et suggestions automatisées pour les équipes. Associez cela à un modèle de contrôle d’accès granulaire (RBAC) pour protéger les droits de publication et tracer l’historique des modifications. Enfin, mettez en place des indicateurs opérationnels dédiés à la maintenance (taux de rollback, fréquence des déploiements, latence des environnements) et organisez des revues périodiques pour optimiser le catalogue et les workflows.
